Integritetspolicy

Allmänt

Riksorganisationen för kvinnojourer och tjejjourer i Sverige, Roks, är mån om att du ska känna dig trygg i alla dina kontakter med oss. Vi följer GDPR, den nya dataskyddsförordningen, vilken betyder att vi respekterar din integritet och din rätt att ha kontroll över dina personuppgifter. Vi är öppna med vilken data vi samlar in och varför. Vi skyddar dina data på bästa möjliga sätt.

I vår integritetspolicy beskriver vi vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte de samlas in, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina uppgifter samt hur du kan kontakta oss. Policyn gäller i alla sammanhang; när du besöker vår hemsida, använder dig av någon av våra tjänster där, när du är med oss på sociala medier eller kommer i kontakt med oss på annat sätt till exempel via e-post eller chatt (rokstjejjourer.se). Policyn gäller även uppgifter vi får in via telefon, post, eller om du lämnar uppgifter till oss på annat sätt.

Vår policy gäller oavsett om du kommer i kontakt med oss som stödsökande kvinna eller tjej, kontaktperson-, styrelseledamot-, jourkvinna eller jourtjej, prenumerant, gåvogivare eller endast intresserad av vår verksamhet. Policyn gäller även dig som kommer i kontakt med oss i din yrkesroll eller som anställd hos oss.

Roks är personuppgiftsansvarig på det sätt som beskrivs här nedan och vi ansvarar för att behandling sker enligt gällande lagstiftning.

Roks är en riksorganisation, som tillsammans med våra medlemsjourer utgör en helhet, men det finns en ansvarsuppdelning mellan Roks riksorganisation och våra kvinnojourer och tjejjourer i Sverige.

För att få information om var dina uppgifter behandlas kan du vända dig till Roks riksorganisation på adressen som anges i slutet av policyn.

Ansvarsfördelningen mellan Roks riksorganisation och medlemsjourer

Roks riksorganisation sköter medlemsregistret över alla medlemsjourer och av dem angivna kontaktpersoner. Varje medlemsjour har tillgång till sina medlemsuppgifter för uppdatering och kan lägga till och ta bort medlemmar som ska ha tillgång till Roks interna webbplats.

Roks riksorganisation förser de medlemsjourer som önskar med tekniska och organisatoriska lösningar för till exempel e-postadresser, hemsidor (rokstjejjourer.se), chatt (rokstjejjourer.se) och dokumenthantering. Roks ansvarar för att dessa verktyg följer GDPR.

Varje medlemsjour är självständigt ansvarig, och därmed personuppgiftsansvarig, för den behandling av personuppgifter som sker i den egna föreningen.

Information som är av ömsesidigt intresse för att utföra den dagliga verksamheten överförs mellan Roks riksorganisation och medlemsjourer och vice versa. Stödsökandes personuppgifter överförs inte.

Vad är en personuppgift?

All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet, räknas enligt personuppgiftslagen som personuppgifter. Det betyder alltså alla uppgifter som kan identifiera dig och vilken relation vi har till dig. Direkt identifierande personuppgifter kan till exempel vara: namn, faktura- och leveransadress, e-postadress, mobiltelefonnummer, betalinformation.

Indirekt identifierande kan till exempel vara; din arbetsplats och din yrkesroll.

Även bilder (foton) och ljudupptagningar på individer som behandlas i dator kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.

Rättslig grund, lagring och gallring av personuppgifter

När vi behandlar dina personuppgifter gör vi det alltid med stöd av en rättslig grund.

För alla behandlingar ska det finnas en rättslig grund och vi stödjer oss på:

1. Uppfyllande av avtal – det som till exempel rent faktiskt krävs för att köpa något.
2. Rättslig förpliktelse (enligt lag) – till exempel att vi är skyldiga att lämna uppgifter till Skatteverket eller sköta vår bokföring.
3. Berättigat intresse – när vi bedömer att ditt intresse av att vi behandlar dina uppgifter är större än ditt intresse av att vi inte behandlar dem. Till exempel allmänt intresse om vår verksamhet utifrån din yrkesroll som exempelvis beslutsfattare, journalist, forskare med flera.
4. Samtycke – när du uttryckligen sagt att vi får behandla dina uppgifter och förstått vad det betyder.

Rättsliga grunderna kopplar vi ihop med våra ändamål:

1. Uppfyllande av avtal samt berättigat intresse gäller för beställningar, gåvor, medlemsservice och prenumeration.

2. Berättigat intresse gäller för förmedling av information och marknadsföring.

3. Insamling av samtycke gäller vid hantering av bland annat bilder på personer.

Personuppgifter som Roks samlar in

Roks får i första hand in personuppgifter direkt från dig. Exempel på personuppgifter som vi kan samla in är ditt namn, kontaktuppgifter till dig som mobilnummer, e-postadress eller fysisk adress. Andra exempel är kontonummer och personnummer om du handlar i vår webbshop eller är bidragsgivare.

Det kan hända att vi får in dina uppgifter från andra och vid första kontakten med dig, berättar vi varifrån vi fått dem.

Roks registrerar personuppgifter i samband med:

a) När du beställer en tjänst eller produkt/material som erbjuds via våra olika kanaler.
b) När du ger en gåva via vår webbplats, Swish eller genom annan kanal.
c) När du fyller i din e-postadress på våra webbplatser.
d) Om du kontaktar oss via e-post, via telefon, våra webbplatser och sociala medier.
e) Ditt besök på våra webbplatser, förutsatt att du godkänt våra cookies. Den information som samlas in där kan i vissa fall utgöra personuppgifter, se mer under rubriken ”Om cookies”.
f) När du anmäler dig som deltagare till någon av våra utbildningar, arbetsgrupper eller vid andra aktiviteter.
g) Om du är kandidat eller blir förtroendevald i Roks styrelse.
h) Vid anställning, ansökan om arbete och/eller praktik.
i) När du registrerar dig som kontaktperson, anställd eller ideell hos en medlemsjour med ditt namn, din privata e-postadress och mobiltelefon i vårt intranät.
j) Om du medverkar på bild och har gett ditt samtycke.

Information som kan lämnas ut

Vi kan dela med oss av information till företag och organisationer som behandlar data å våra vägnar för att vi ska kunna ge dig god service samt bedriva och utveckla vår verksamhet på ett kostnadseffektivt sätt för att uppnå största möjliga effekt för stödsökande kvinnor, tjejer och barn utsatta för mäns våld. Det kan vara fråga om distribution, analys, betalservice, genomförande av evenemang eller andra tjänster. När vi delar personuppgifter med tredje part är det endast för de syften som återges här och ger inte tredje part rätt att behandla dina uppgifter i eventuella egna syften. Vid all hantering av personuppgifter iakttas alltid hög säkerhet och sekretess.

Roks samarbetar endast med partners om behandlar personuppgifter inom EU/EES eller med företag som upprätthåller samma skyddsnivå som inom EU/EES genom att till exempel ha anslutit sig till den så kallade Privacy Shild-överenskommelsen mellan EU och USA.

Roks användning av insamlad information

Roks behandlar personuppgifter i huvudsak för de ändamål som anges nedan samt för de eventuella ytterligare ändamål som anges vid insamlingstidpunkten.

1. Medlems-, prenumerations- och gåvoservice

a) För att fullgöra beställningar av material/produkter och tjänster via någon av de kanaler som erbjuds av Roks.
b) För att ta emot prenumeranter och skicka ut Kvinnotryck till privat personer och kontaktpersoner på medlemsjourer och företag.
c) För att kunna ta emot och registrera gåvor från privat personer och kontaktpersoner på företag.
d) För att möjliggöra god service, som att hantera dina förfrågningar, rätta felaktiga uppgifter eller skicka information som du har begärt.

2. Förmedling av information och marknadsföring

a) Uppgifter om kontaktpersoner/anställda/jourkvinnor/jourtjejer på medlemsjourer, beställning av produkter/material eller prenumeration på Kvinnotryck och gåvogivande, ligger till grund för information och erbjudanden (såsom olika sätt att ta del av verksamheten, engagera sig och visa ditt stöd).
b) För systemadministration och för att ta fram statistiska data om våra användares beteenden och mönster, utan att detta identifierar dig som enskild person.
c) För att genom analys av ditt beteende på vår webbplats, i våra sociala medier och i andra kanaler, utveckla, leverera och förbättra våra produkter/material och tjänster. Vilket menas de olika sätt och kanaler du kan få del av information om vad vi åstadkommer.
d) För att skicka dig information och marknadsföring via SMS, e-post, eller andra digitala kontaktvägar eller via vanlig post eller telefon då du har godkänt det eller har en aktiv arbetsrelation med oss.
e) För att förbättra din användarupplevelse på vår webbplats, plattformar etc. genom att kunna anpassa visningen till den enhet som du använder och samtidigt göra dem mer användbara.
f) För att skicka viktiga meddelanden som kommunikation om förändringar i våra villkor och policyer.

3. Administration

Administration avser behandlingar som vi behöver göra för att kunna bedriva vår verksamhet, de är nödvändiga ur ett effektivitets- och/eller tekniskt perspektiv och är ganska självklara. Det innefattar bland annat att vi använder dina personuppgifter i följande fall:

a) När du e-postat någon av våra anställda, styrelsen eller till en av våra officiella adresser används dina uppgifter för att upprätthålla kontakten med dig. Detsamma gäller när Roks mejlat dig.
b) När du ringer till någon av våra anställda, styrelsen eller till vår växel används dina uppgifter för att upprätthålla kontakten med dig.
c) När du deltar i vår verksamhet kan dina uppgifter användas för att kunna genomföra verksamheten, till exempel göra olika beställningar eller uppfylla redovisningskrav.
d) Om du är i kontakt med oss i din yrkesroll eller på annat sätt blir involverad i vår verksamhet kan dina uppgifter förekomma i protokoll, minnesanteckningar, som referens i fakturor eller liknande.
e) Om du söker anställning behandlar vi dina uppgifter för att bedöma om du är den vi söker och för att ta kontakt med dig.
f) När du är anställd hos oss används dina uppgifter för personaladministration, löneadministration, tillgodose din fysiska säkerhet men även för att tillgodose vår IT- och informationssäkerhet.
g) I vår ekonomiska administration och uppföljning förekommer personuppgifter på fakturor, i verifikationer, avstämningsunderlag, i utredningar och andra underlag men även i kommunikation med berörda parter.
h) I vår verksamhetsuppföljning förekommer personuppgifter i interna rapporteringssystem, i rapporter och redovisningar.

Om Cookies på roks.se

När du använder vår webbplats roks.se samlas uppgifter in via t ex cookies. Detta görs dock endast efter separat godkännande. Då lagras informationen om din användning och vilka sidor som besöks. Det kan vara teknisk information om din enhet eller internetuppkoppling såsom operativsystem, webbläsarversion, IP-adress, cookies och unika identifierare. Vid besök på vår webbplats där våra tjänster tillhandahålls, kan olika tekniker användas för att känna igen dig i syfte att lära oss mer om våra användare. Detta kan ske direkt eller genom användning av teknik från tredje part. Om cookies inte godkänns kan det medföra att vissa tjänster inte kan tillhandahållas. Läs mer om Roks användning av cookies på roks.se.

Länkar till andra webbplatser

I händelse av att vår webbplats innehåller länkar till tredje parts webbplatser eller material publiceras hos tredje part, är dess länkar endast för informationssyfte. Eftersom Roks saknar kontroll över innehållet på dessa webbplatser eller dess material ansvarar vi inte heller för dess innehåll. Roks ansvarar inte heller för skador eller förluster som skulle kunna uppstå vid användning av dessa länkar.

Så kontaktar du oss

För ytterligare information om personuppgiftshantering eller om du har frågor, är du välkommen att kontakta oss på:

Roks
Kontaktperson, dataskydd
118 21 Stockholm

Telefonnummer: +46 (0)8-442 99 30
E-postadress: info@roks.se